Description du poste
L’assistante de direction assure le bon fonctionnement des activités de la Direction des soins et de la CSIRMT (Commission des soins infirmiers, de rééducation et médico-techniques).
- Accueil, information, orientation du public et des professionnels
- Réception, gestion des appels téléphoniques et priorisation
- Gestion des agendas du DCGS, DS et cadres supérieurs chargé de missions transversales
- Organisation de réunions et visioconférences, réservation de salle
- Préparation des réunions et instances (ordres du jour, notes, présentations)
- Gestion du courrier, des messageries et des parapheurs
- Rédaction et diffusion de documents (courriers, comptes-rendus, convocations, notes de service…)
- Archivage des dossiers
- Organisation des déplacements professionnels du Directeur Coordonnateur des soins et des Cadres supérieurs chargés de missions transversales
- Relations avec les partenaires extérieurs
- Secrétariat de la CSIRMT (convocations, délibérations, PV…)
- Gestion des stocks et commandes du matériel de bureautique de la direction des soins
- Suivi administratif des stages (conventions, courriers, statistiques), informations des stagiaires
- Organisation et suivi des recrutements en lien avec les CSS
- Appui à l’élaboration de fiche de poste, d’annonce de poste à la vacance
- Tenue des tableaux de bord : recrutements, stagiaires, projets
- Appui à la rédaction de rapports d’activité, bilans annuels ou documents stratégiques
- Organisation logistique des formations internes à la direction des soins
- Appui à la communication interne de la direction des soins
Autres détails
Profil recherché
Compétences requises :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Planifier, prioriser les tâches
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer devant une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social...)
- Utiliser les outils bureautiques / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
Connaissances attendues :
- Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint…..
- Outils de gestion d’agenda, messagerie et visioconférence (Outlook, Teams)
Qualités attendues :
· Méthode, organisation, rigueur
· Réactivité et capacité d’adaptation
· Capacité à prioriser
· Bonne communication orale et écrite
· Capacités relationnelles, diplomatie
· Capacités d’écoute et d’analyse.
· Capacité à travailler en autonomie et en équipe
· Loyauté et aptitude à rendre compte
· Discrétion, secret professionnel
Description de l'établissement
Le Centre Hospitalier d’Avignon est le premier acteur de santé du département de Vaucluse et l’établissement support du Groupement Hospitalier du Territoire qui comprend 10 établissements hospitaliers publics.
Fort de ses 959 lits et places, développant un panel très large d’activités de soins de proximité et de recours organisé en 8 pôles cliniques et 3 pôles médicotechniques, il est également le premier employeur du département avec 3580 collaborateurs dans plus de 100 métiers. Son budget est de 335 M€.
Le projet de l’établissement comporte un important programme de travaux d’extension et de modernisation TERRAH portant sur 400 lits, et des services comme la réanimation, les urgences et la dialyse.
Il met également l’accent sur le développement de l’offre de soins sur le territoire, la recherche et l’innovation, la transformation de la gouvernance et la responsabilité sociale et environnementale des organisations.